Derzeit arbeiten viele Beschäftigte im Homeoffice ohne die Möglichkeit, sich zu einer wöchentlichen Besprechung zusammenzusetzen oder mal kurz im Nachbarbüro Rücksprache zu halten. Der Wunsch nach einer Videokonferenz oder Videotelefonie wird nun immer häufiger geäußert.
Ein weiterer Aspekt ist die dringend erforderliche Digitalisierung von Lehrveranstaltungen. Zwar bieten TUM, LRZ oder DFN zahlreiche Kommunikationssoftware, aber nach Aussagen von CIO und Lehrpersonal sind die derzeit vorhandenen Softwaretools nicht ausreichend für eine große Studierendenzahl.
Leider wurde das mittlerweile berühmt-berüchtigte „Zoom“ bereits ohne Beteiligung der Personalvertretungen von einigen Fakultäten und Abteilungen für Videokonferenzen eingesetzt oder sogar Lizenzen für eine umfangreichere Nutzung eingekauft. Jeden Tag erscheinen in den Medien neue Artikel mit Hinweisen auf die Datenschutz- und Sicherheitslücken von „Zoom“. Die Nutzung von Anbietern wie Zoom u.a., die ihre Server außerhalb Europas betreiben, sehen wir ohnehin kritisch.
Der Personalrat weist in seiner Funktion als Interessenvertretung für die Beschäftigten (und damit Kontrollorgan) darauf hin, dass auch Kommunikationssoftware, die geeignet ist, personenbezogene Daten zu erfassen und zu speichern, erst nach der Freigabe vom Datenschutzbeauftragten und mit Zustimmung des Personalrats verwendet werden darf.
Zum rechtlichen Hintergrund:
Bevor „Zoom“ oder andere Kommunikationssoftware eingesetzt werden dürfen, müssen die „Verantwortlichen“ (also die Personen, die Zoom o.ä. einsetzten möchten) diese Verfahrensschritte beachten:
- die sog. Verarbeitungstätigkeit beschreiben, wenn personenbezogene Daten erfasst werden und beim Datenschutzbeauftragten einreichen,
- die datenschutzrechtliche Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten der TUM vorliegen siehe https://www.datenschutz.tum.de/verarbeitungstaetigkeit/,
- der Personalrat muss der Nutzung zugestimmt haben (Art. 75a Abs. 1 BayPVG).
Hierzu erhält der Personalrat die Unterlagen vom Datenschutzbüro.
Außerdem gilt: das „Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung“ muss neben dem Datenschutz im Vordergrund stehen. Hierbei geht es nicht nur um das „Recht am eigenen Bild“, sondern auch um personenbezogene Daten, die auch bei einer Videokonferenz erfasst werden.
„Jede natürliche Person hat das Recht, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung ihrer personenbezogenen Daten, also Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse, zu bestimmen.“ Dieses grundlegende Urteil traf das Bundesverfassungsgericht vom 15.12.1983, BVerfGE 65, 1 zur Volkszählung, es gibt aber zahlreiche andere Urteile, die sich mit der Wahrung des Persönlichkeitsrechts befassen.
Vorübergehend (bis die Zugangsbeschränkungen aufgehoben werden) kann eine freiwillige Nutzung von Privatgeräten – für Videokonferenzen – toleriert werden.
Der bayerische Landesdatenschutzbeauftragte hat zwar zwischenzeitlich auf seiner Webseite eine Sonderinformation zu Videokonferenzen mittels Nutzung von Privatgeräten https://www.datenschutz-bayern.de/corona/sonderinfo.html herausgegeben, die vorläufig bis zum 19.04.2020 gelten soll, aber diese Erläuterungen können für die TUM aus Sicht des Personalrats nicht 1:1 übernommen werden.
Auch wenn die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend toleriert wird, müssen wir alle unbedingt im Auge behalten, dass Privatgeräte z.T. ohne Virenscanner oder veralteten Betriebssystemen/veralteter Software betrieben werden und damit ein offenes Tor für Hackerangriffe oder Schadsoftware sein könnten.
Daher möchten wir Ihnen nachfolgende Hinweise für die Teilnahme an Videokonferenzen an die Hand geben:
- Die Teilnahme ohne TUM-Gerät ist freiwillig
- Das Zuschalten der Kamera ist ebenfalls freiwillig, die Kamera darf auch abgeklebt werden
- Während oder nach Abschluss der Videokonferenz bei rein interner Kommunikation ist eine Datenspeicherung/Aufzeichnung ohne Ihr Wissen nicht zulässig
- Keine Bearbeitung von personenbezogenen Daten auf dem Privatgerät
- Keine Kommunikation von personenbezogenen Daten über das Privatgerät
- Keine Speicherung von personenbezogenen Daten auf dem Privatgerät
- Mobile Geräte müssen mindestens durch eine PIN oder ein Passwort geschützt werden
- Sobald die Nutzung dieser Dienste für Videokonferenzen zur Kommunikation von und mit Beschäftigten nicht mehr erforderlich ist, sind die damit verarbeiteten personenbezogenen Daten zu löschen, insbesondere die zu diesem Zweck gespeicherten Telefonnummern von privaten Geräten
- Es muss ein Haftungsausschluss für die Nutzer garantiert werden. Dieser Aspekt ist wichtig, da im Homeoffice durchaus Situationen entstehen können, die einen Abbruch der Konferenz verursachen (zu betreuende Kinder oder auch ein instabiles Datennetz usw.).
Bitte wenden Sie sich gerne an uns, personalrat@zv.tum.de, wenn die vorgenannten Bedingungen nicht eingehalten werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten aus unserer Sicht vorübergehend nicht für Lehrveranstaltungen, die in nächster Zeit mit Zoom oder anderer Videokommunikationssoftware abgehalten werden müssen.
Die Mitbestimmung der Personalvertretung ist unverzichtbar. Wir werden darauf hinwirken, dass die durch die Krisensituation zu Tage getretene Problematik für die Zukunft ordnungsgemäß geregelt wird.